Je pose la question à chaque praticienne que j'accompagne : « comment apprends-tu qu'un patient ne viendra pas ? » La réponse est presque toujours la même. En ne le voyant pas arriver.
Ce n'est pas un problème de rappel. La plupart des agendas en ligne en envoient un. C'est un problème de sens unique : le message part, rien ne revient. Entre le moment où le patient décide de ne pas venir et celui où vous le constatez, il s'écoule parfois deux jours. Deux jours pendant lesquels le créneau était reproposable.
Ce que votre agenda fait déjà, et ce qu'il ne fait pas
Avant de vendre quoi que ce soit, autant regarder honnêtement ce qui existe dans votre outil actuel. Sur les trois niveaux ci-dessous, beaucoup de cabinets sont au deuxième et croient être au troisième.
| Niveau | Ce qui se passe | Ce qui manque |
|---|---|---|
| Aucun rappel | Le patient note le rendez-vous et s'en souvient, ou pas | Tout |
| Rappel natif de l'agenda | Un SMS ou un mail part la veille | Personne ne répond, vous n'apprenez rien |
| Rappel avec confirmation | Le patient répond, le créneau se libère à temps | — |
La différence tient à une seule chose : transformer une information en question fermée. « Votre rendez-vous est jeudi à 14 h » n'appelle aucune réaction. « Confirmez-vous jeudi 14 h ? Répondez OUI ou NON » en appelle une, et c'est cette réponse qui a de la valeur pour vous.
Le déroulé, du côté du cabinet
Vous ne faites rien de tout cela. Vous lisez le résultat.
- 48 h avantLe patient reçoit un SMS signé au nom du cabinet, avec la date, l'heure et l'adresse. Il lui est demandé de confirmer.
- Il répond ouiLe rendez-vous passe en confirmé dans votre agenda. Vous n'avez rien à faire, et vous savez que la journée tiendra.
- Il répond non, ou ne répond pasVous êtes prévenue. Le créneau redevient réservable et peut être proposé aux personnes en attente, pendant qu'il reste encore du temps pour le remplir.
- Le matin mêmeUn dernier rappel part pour les rendez-vous confirmés. C'est celui qui rattrape les oublis de dernière minute.
Ce qu'on branche, et sur quoi
Le principe est de partir de votre agenda, pas de vous en faire changer. Vous gardez votre outil, vos habitudes et vos données patients là où elles sont. On vient poser une couche au-dessus qui lit les rendez-vous à venir et gère la conversation.
- Une plateforme de prise de rendez-vous en ligne, si vous en utilisez une
- Google Agenda, y compris un agenda partagé entre plusieurs lieux d'exercice
- Le calendrier intégré à votre logiciel de cabinet, quand il expose un accès
- Un agenda de réservation mis en place par nos soins, si vous n'en avez pas encore
Si vous hésitez encore sur la plateforme elle-même, le sujet est traité à part dans remplir son agenda sans dépendre de Doctolib.
À retenir : un rappel qui n'attend pas de réponse vous informe que vous avez prévenu le patient. Il ne vous informe pas de sa venue. Ce sont deux choses différentes, et c'est la seconde qui remplit votre agenda.
Ce que ça coûte
Les rappels de rendez-vous font partie du premier niveau d'abonnement, celui qui couvre le téléphone et l'agenda. Il n'y a pas de facturation à l'envoi : le volume d'un cabinet solo est inclus.
À comparer à un télésecrétariat externalisé, entre 850 et 1 500 € par mois, rarement tenable pour une activité solo. Le détail des trois formules est sur la page d'accueil.
Questions fréquentes
Mon agenda en ligne envoie déjà des rappels, à quoi ça sert en plus ?
Un rappel natif prévient, mais il n'attend pas de réponse. Vous découvrez l'absence au moment où le patient ne se présente pas. Le rappel avec confirmation transforme le message en question fermée : le patient répond OUI ou NON, et vous savez la veille dans quel cas vous êtes, ce qui vous laisse le temps de reproposer le créneau.
Faut-il changer d'agenda ou de logiciel ?
Non. Le principe est de se brancher sur l'agenda que vous utilisez déjà, qu'il s'agisse d'une plateforme de prise de rendez-vous, de Google Agenda ou du calendrier de votre logiciel de cabinet. Vous ne changez ni vos habitudes ni vos identifiants patients.
Le patient sait-il que le message est automatique ?
Oui. Le SMS est signé au nom du cabinet et ne se fait jamais passer pour un message écrit à la main. C'est une exigence non négociable, et c'est aussi ce qui rend le message crédible : le patient comprend qu'il peut répondre. Le sujet est développé dans faut-il dire au patient que c'est une IA qui répond.
Combien coûtent des rappels de rendez-vous automatiques ?
Chez PratFlow, à partir de 99 € par mois, avec une installation facturée une seule fois. À comparer à un télésecrétariat externalisé, entre 850 et 1 500 € par mois pour une activité solo.
Et si le patient annule la veille au soir ?
C'est précisément le cas qui justifie le dispositif. L'annulation vous remonte immédiatement, le créneau redevient réservable, et il peut être proposé aux personnes en attente. Une annulation prévenue vaut infiniment mieux qu'une absence constatée.
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Vous voulez savoir ce que ça donnerait chez vous ?
Je regarde votre agenda et votre visibilité en ligne, et je vous dis ce qui se branche. Gratuit, sans engagement.