Secrétariat IA Kiné

19 h 40Le dernier patient vient de partir

La soirée que vous connaissez

J'ai été kiné pendant près de vingt ans. Je me souviens de ce moment : le cabinet se vide, et la deuxième journée commence. Neuf messages sur le répondeur. Le carnet de la liste d'attente sur le bureau. Un patient annule jeudi, il faut retrouver qui pourrait venir, appeler, tomber sur une messagerie, appeler le suivant. Une demi-heure à trois quarts d'heure, presque tous les soirs.

Vous n'avez pas besoin de plus de patients. Vous avez besoin de ne plus faire ce travail-là vous-même, sans pour autant ouvrir votre agenda à tout le monde.

Aujourd'hui

Le répondeur à écouter, message par message
La liste d'attente dans un carnet, que vous êtes seul à tenir
Les patients à rappeler un par un pour un créneau libéré
Le créneau d'un patient qui annule tard, souvent perdu

Avec Secrétariat IA Kiné

Un résumé écrit de chaque demande, lu entre deux patients
Une liste classée sur votre téléphone, qui se tient à jour
Un clic, et le créneau est proposé par SMS, patient après patient
L'annulation tardive reproposée dès le matin, sans vous

Est-ce que ça s'adresse à vous ?

Autant le savoir avant de lire la suite.

Votre situation	Ce que Secrétariat IA Kiné vous apporte
Agenda plein, liste d'attente, pas d'agenda ouvert aux patients	C'est exactement pour vous. Le téléphone, la liste et les créneaux libérés sont pris en charge, votre agenda reste fermé au public.
Vous cherchez à remplir votre agenda	Ce n'est pas la bonne offre. Regardez plutôt le SMS sur appel manqué, pensé pour ramener des patients.
Vos patients réservent déjà en ligne	Les appels manqués transformés en demandes écrites vous servent toujours. La liste d'attente, elle, fait souvent doublon avec celle de votre plateforme.
Vous avez une secrétaire ou une assistante	Le cabinet ouvre souvent de 8 h à 20 h, elle rarement. En dehors de ses heures, le téléphone est couvert. Pendant ses heures, elle ne décroche plus à chaque sonnerie : c'est elle qui reçoit les demandes écrites et tient la liste d'attente, et il lui reste du temps pour tout le reste du cabinet.

Trois pièces, aucune à apprendre

Tout passe par SMS et par une page sécurisée, accessible depuis votre téléphone. Rien à installer sur l'ordinateur du cabinet. Les réglages se font avec vous, selon la façon de travailler de votre cabinet.

Le téléphone

L'appel que vous ne prenez pas devient une demande écrite

Après quelques sonneries, l'appel est renvoyé vers le numéro du cabinet. Un message d'accueil, écrit avec vous, prend le relais de votre répondeur
Le patient reçoit un SMS avec une page à quatre choix : rendez-vous, modification, annulation, autre demande
Une demande de rendez-vous entre directement dans votre liste d'attente, à classer par vous
Vous recevez un résumé sur votre portable, ou votre assistante le reçoit, ou les deux. Vous répondez directement à ce SMS : le patient reçoit votre réponse depuis le numéro du cabinet, jamais depuis votre portable

La liste d'attente

Le carnet, en mieux, dans votre poche

Inscrire un patient prend vingt secondes : nom, portable, disponibilités
Une priorité que vous seul fixez, sans motif écrit. Trois niveaux par défaut, davantage si votre pratique le demande
Classement automatique, par priorité puis par ancienneté
À 5 mois, le patient reçoit un SMS « toujours intéressé ? ». Sans réponse, il sort de la liste à 6 mois
Votre assistante peut y accéder aussi

Le créneau libéré

Un clic, et vous n'y pensez plus

Vous indiquez le jour et l'heure du créneau libre
Le patient le mieux placé, disponible à ce moment-là, reçoit un SMS
Sans réponse dans le délai que vous avez choisi, le suivant est sollicité. Pour un créneau urgent, plusieurs patients peuvent être prévenus en même temps
Dès qu'un patient accepte, vous êtes prévenu. Vous saisissez le rendez-vous dans votre agenda
Aucun SMS entre 21 h et 7 h

Un rendez-vous annulé ne laisse plus de trou dans l'agenda.

Et les patients qui ne viennent pas ?

Soyons francs : aucun outil n'empêche un patient d'oublier son rendez-vous. Ce qu'on change, c'est le sort du créneau quand il prévient, même tard.

Aujourd'hui, le patient qui se désiste la veille à 22 h tombe sur votre répondeur. Vous découvrez le message le lendemain, entre deux séances, et le créneau reste vide. Avec Secrétariat IA Kiné, il annule sur la page reçue par SMS, sans avoir à vous joindre. Vous recevez l'annulation avec un bouton : proposer ce créneau à la liste. Le premier SMS part à 7 h.

Si votre logiciel envoie déjà des rappels de rendez-vous par SMS, gardez-les : ils réduisent les oublis, Secrétariat IA Kiné remplit les trous qui restent.

Votre agenda ne bouge pas

Je n'ai jamais demandé à un kiné de changer d'outil, et je ne vais pas commencer. Le rendez-vous attribué, c'est vous ou votre assistante qui le saisissez, là où vous le saisissez déjà.

Ce qui reste en place

Votre logiciel : Vega, ClickDoc, Doctolib sans réservation en ligne, ou le papier
Votre numéro, celui que vos patients connaissent
Votre façon de classer vos patients, sans justification écrite

Ce que Secrétariat IA Kiné ne touche pas

La facturation et la télétransmission
Les feuilles de soins et les dossiers patients
Vos créneaux : personne ne réserve sans vous

Et les données de vos patients ?

Aucune information de santé ne circule : pas de champ motif dans la liste, ni dans les SMS. Un contrat de sous-traitance au sens du RGPD est signé avec vous avant la mise en service, et un patient qui sort de la liste en est effacé. Le détail est dans données patients et IA, la ligne rouge à ne pas franchir.

129 € par mois

les 3 premiers mois, offre de lancement, puis 149 € par mois

Ce que ça coûte

Sans engagement, vous arrêtez quand vous voulez
Mise en place offerte (199 € hors lancement) : renvoi d'appel, message d'accueil, textes des SMS, page de liste d'attente sur votre téléphone et celui de votre assistante
Les trois pièces décrites plus haut, sans option à ajouter

Pour comparer : un télésecrétariat humain facture chaque appel, de l'ordre de 135 à 400 € HT par mois pour le volume d'un cabinet, et ne tient pas votre liste d'attente. Les deux sont comparés dans secrétariat humain, IA ou rien.

Questions fréquentes

Faut-il mettre mon agenda en ligne ?

Non. Les patients ne voient jamais vos créneaux et ne réservent rien seuls. Le système propose un créneau précis à un patient précis, celui que vous avez classé en premier, et c'est vous qui saisissez le rendez-vous dans votre agenda habituel.

Est-ce que je dois changer de logiciel ?

Non. Vega, ClickDoc, Doctolib sans prise de rendez-vous en ligne, ou un agenda papier : tout reste en place. La liste d'attente vit sur une page de votre téléphone, à côté.

Est-ce que mon numéro change ?

Non. Vos patients appellent le numéro qu'ils connaissent. On active un renvoi sur non-réponse vers un numéro dédié au cabinet, sur votre box ou dans l'espace client de votre opérateur, et je vous guide pour le faire. Tant que vous décrochez, rien ne change.

Comment je fixe les priorités sans écrire de motif médical ?

Avec un niveau de priorité que vous seul attribuez, de 1 à 3 par défaut, ou sur davantage de niveaux si votre pratique le demande. Aucun champ motif, nulle part : ni dans la liste, ni dans les SMS. Le patient ne se classe jamais lui-même.

Et si personne ne répond pour un créneau libéré ?

Le créneau passe au patient suivant à la fin du délai de réponse que vous avez choisi. Si la liste est épuisée, vous recevez un SMS : créneau non pourvu. Aucun SMS ne part entre 21 h et 7 h.

Et les patients qui appellent depuis un fixe ?

Un SMS ne peut pas partir vers une ligne fixe. Dans ce cas, c'est vous qui recevez un SMS avec le numéro à rappeler. Le dispositif ne rappelle pas à votre place, il vous évite d'écouter la messagerie pour le retrouver.

Combien coûte Secrétariat IA Kiné ?

149 € par mois, 129 € les 3 premiers mois pendant l'offre de lancement, sans engagement, mise en place offerte. Un télésecrétariat humain facture chaque appel, de l'ordre de 135 à 400 € HT par mois pour le volume d'un cabinet, et ne tient pas votre liste d'attente.

Pas d'agenda en ligne. Plus de répondeur à écouter le soir.